Что такое журнал регистрации. Образец заполнения. Пошаговая инструкция. В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала. Руководство определяет самостоятельно: • в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной • какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал. Бумажная форма журнала регистрации входящих документов Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4. Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы. Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. ![]() Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка. Электронная форма журнала Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге. Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней. Система электронного документооборота Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота. Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции. В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать. Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства. Основные графы журнала регистрации входящих документов Образец. Существуют основные графы журнала: • регистрационный номер • дата документа • вид документа • корреспондент • содержание • исполнитель. Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу. Рекомендуются использовать трехчастную структуру: • первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию) • вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения) • третья цифра – порядковый номер документа. Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример.
0 Comments
Leave a Reply. |
AuthorWrite something about yourself. No need to be fancy, just an overview. Archives
September 2018
Categories |